Analisi dei processi e raggiungimento degli obiettivi

Nell’organizzazione aziendale la gestione dei processi è un elemento di vitale importanza per la crescita. La logistica governa quel processo aziendale, detto per l’appunto processo logistico, che collega l’impresa e sui mercati esterni, clienti e fornitori, attraverso due flussi principali, l’uno fisico e l’altro informativo. Come tale è un insieme di elementi o sotto insiemi interconnessi tra loro e con l’ambiente esterno tramite reciproche relazioni, ma che si comporta come un tutt’uno, secondo proprie regole generali. Progettare un magazzino, un nuovo processo produttivo o anche un semplice studio dei flussi intralogistici sono attività che devono essere guidate da scelte strategiche basate su analisi di scenario cha validino soluzioni logistiche tramite indicatori di performance (KPI) oggettivi volti al raggiungimento degli obiettivi, in un’ottica di miglioramento continuo.

La logistica può essere definita come l’attività di organizzazione, pianificazione e controllo del flusso fisico dei materiali, parti e prodotti finiti, dall’acquisizione presso i fornitori fino alla consegna del prodotto al cliente e al servizio post vendita e del relativo flusso delle informazioni.

In economia aziendale il processo aziendale (o business process) è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda nell’ambito della gestione operativa delle sue funzioni aziendali, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente, o più in generale a qualsiasi stakeholders del processo). Il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo aziendale, determinato in sede di pianificazione, il quale per definizione deve portare un beneficio – di qualsiasi tipo – all’azienda o ai suoi stakeholders.

La gestione dei processi aziendali (BPM, business process management) consiste nella creazione di modelli di business, nell’analisi e nell’ottimizzazione dei processi per realizzare obiettivi aziendali strategici. Gli approcci possono essere applicati alle attività e ai processi aziendali ripetibili e continuativi. Il BPM consente di valutare i processi aziendali al fine di incrementarne l’efficienza e ridurre costi ed errori. Si tratta di un approccio continuo da cui l’azienda trae benefici nel lungo termine.

Ma come si crea un processo aziendale?

Il primo passo nel processo aziendale è quello di individuare l’obiettivo a cui dovrà portare il processo. Per fare questo, è necessaria un’accurata analisi preliminare utile a raccogliere le varie necessità di tutti gli interessati, al fine di creare qualcosa che possa portare un valore aggiunto a più soggetti possibile. Questa prima parte, generalmente indicata con il nome di avvio e/o pianificazione, può essere che necessiti di tanto tempo prima di essere conclusa. Successivamente, devono essere definite le regole da seguire e le singole procedure, al fine del raggiungimento dello scopo identificato.

Nell’esecuzione del processo saranno coinvolti diversi reparti, i quali dovranno lavorare in sinergia oppure in maniera indipendente, con il rispetto di specifiche tempistiche e senza perdere di vista il raggiungimento dell’obiettivo. È indispensabile definire già in fase di pianificazione le direttive e le modalità di gestione dei soggetti coinvolti e le responsabilità di ognuno di questi, attraverso strumenti di Project Management quali – per citarne alcuni – il piano di gestione delle comunicazioni e le matrici di assegnazione di responsabilità (RACI).

A questo si aggiunge la necessità di identificare un process manager, quindi un responsabile a supervisione delle singole procedure e del completamento di tutte le fasi del processo. Infine, in particolari situazioni in cui è richiesta una sinergia tra un numero ampio di soggetti o di reparti, si potrà anche identificare una specifica unità organizzativa.

All’interno del processo aziendale si individuano una serie di figure che avranno un ruolo attivo nelle singole fasi:

• responsabile del processo: è colui che pone in essere la programmazione, supervisionando tutti i soggetti che sono parte integrante dell’attività, e le fasi per il raggiungimento dell’obiettivo;
• responsabile operativo: conosciuto anche con il termine di process manager, è un individuo che esegue un’azione diretta di controllo e di gestione del processo aziendale, intervenendo in caso di ritardo o di attriti tra i vari reparti;
• process worker: è la figura che agisce direttamente all’interno del processo, operando al fine di realizzare le singole fasi.

L’esecuzione del processo aziendale prevede, quindi, una fase progettuale, una fase operativa ed una fase di efficientamento costante.

Mappare e misurare

Una volta capito cosa sono e quali possono essere considerati processi aziendali, è bene capire come poter mappare tali procedure per ottimizzare l’azienda. Per mappare i processi bisogna creare un diagramma di flusso, ossia uno strumento di rappresentazione grafica delle attività consequenziali nei flussi operativi, con il quale diventa più semplice avere un’idea sintetica e ordinata delle operazioni da eseguire e dirigere, e quindi identificare eventuali punti critici e ad alto rischio del processo.

Il fine di un processo aziendale è quello di creare valore, che dovrà essere quantizzato e misurato. In questa prospettiva sono necessari dei metodi attraverso i quali sia possibile procedere a una verifica dei risultati ottenuti.

Misurare i processi significa misurare le prestazioni dell’azienda, attraverso l’utilizzo di indicatori di performance (KPI) e sistemi di rilevazione, i quali devono sempre essere selezionati ad hoc in funzione del processo e degli obiettivi aziendali.

L’ottimizzazione dei processi aziendali è probabilmente la chiave di volta per innescare la crescita delle imprese che non riescono a aumentare la produttività.

Analisi dei dati in logistica

Il mondo della logistica si interroga spesso sulle potenzialità di una migliore gestione dell’analisi dei dati. Il settore sta attraversando una fase di radicale trasformazione nella quale il ruolo degli analytics è sempre più determinante. Spesso le analisi dei dati non vengono sfruttate al massimo, anche se la consapevolezza dei benefici di una supply chain data-driven è ormai diffusa ovunque in un’ottica 4.0.

In diversi ambiti di business i big data sono diventati protagonisti, perché ormai sono assodate le opportunità che offrono. L’utilizzo di informazioni strutturate provenienti da database relazionali, infatti, porta in seno benefit estremamente promettenti: offre nuovi strumenti di monitoraggio e ascolto per avere e dare risposte in tempi rapidi. Ma la pratica non è semplice.

MM Operations, partendo dal presupposto di possedere architetture IT all’avanguardia, create, implementate, costantemente adattate ed aggiornate da uno staff interno, già da anni aveva iniziato a recepire i flussi di dati ed utilizzarli per l’efficientamento. È arrivata così in modo naturale ad un impiego funzionale e saggio dell’informatizzazione raggiungendo concretamente una metodologia e consolidandola ben prima che questa diventasse di tendenza. In Logistica sta prendendo piede ora, a seguito dell’importante impulso tecnologico che il settore ha registrato, e spesso sembra rimanere, inevitabilmente, qualcosa ancora di teorico e poco applicabile.

L’analytics rappresenta la capacità di prendere decisioni dettate dai dati, in base a un riepilogo degli stessi, pertinenti, attendibili e ovviamente oggettivi. Le supply chain solitamente generano enormi quantità di dati. Scoprendo schemi e generando insight l’analisi in Logistica aiuta a dare un senso a tutte queste informazioni, per diversi ambiti di funzione. Così possiamo suddividerla in descrittiva, predittiva, prescrittiva e cognitiva. Insieme rappresentano una forma avanzata di analytics che si sta radicando come strumento di ottimizzazione della supply chain. Tutte queste tipologie di analisi servono a vagliare grandi quantità di dati per aiutare un’organizzazione a migliorare le previsioni, identificare le inefficienze, rispondere meglio alle esigenze del cliente, promuovere l’innovazione e portare avanti idee rivoluzionarie.

I vantaggi che l’analisi dati è in grado di portare sono numerosi e comprendono la possibilità di ottenere un ROI (return on investment) significativo, aiutare nella individuazione e comprensione dei rischi, affinare l’accuratezza nella pianificazione per ottenere una supply chain snella e proiettata al futuro.

Le informazioni studiate in tempo reale possono essere lette, comprese e correlate rapidamente e in modo esauriente. Il vantaggio complessivo più d’impatto è la chance tangibile di impulso costante all’efficienza e nel contempo la sicurezza di poter evitare interruzioni, permettendo contemporaneamente lo sviluppo di nuovi modelli di business.

In MM Operations i dati sono utilizzati per…

… organizzare le attività delle divisioni aziendali che parteciperanno alle start-up, cercando di creare una struttura efficiente, al fine di ottimizzare tempi e risorse, soprattutto nella fase critica di avviamento. Inoltre, servono per monitorare costantemente l’andamento economico/operativo delle attività che MM Operations gestisce all’interno dei propri stabilimenti o all’interno degli stabilimenti dei clienti, tenendo sempre il focus su quello che è l’obbiettivo aziendale, indispensabile per coordinare i gruppi di persone responsabili di uno o più cantieri/magazzini.

Attraverso l’osservazione e l’esame di valori numerici è possibile individuare l’andamento di un progetto e più in generale di un processo. Tali analisi diventano uno strumento a supporto delle decisioni, evitando di fare scelte e valutazioni errate. Le persone devono essere messe nelle condizioni di dare il meglio di sé. Per raggiungere questo obiettivo è fondamentale una programmazione il più possibile semplice e chiara. Se le persone avvertono di essere messe in disparte rispetto il resto dell’organizzazione o di non avere gli strumenti per esercitare le proprie attività, il rischio è che perdano motivazione. Alla base vi deve essere un costante dialogo e confronto, entrando in empatia con ognuno dei collaboratori, anticipando così eventuali problemi. A volte grafici ed insight aiutano tantissimo per mantenere equilibri oggettivi e non ledere la soggettività di tante persone in un team.

Per giungere all’analisi dei dati è necessario in prima battuta effettuare una funzionale raccolta delle informazioni necessarie, attraverso procedimenti tecnologici e studi ben definiti.

Le informazioni che MM Operations acquisisce rappresentano un valore aggiunto per i clienti in quanto concorrono a creare un modello organizzativo ottimizzato ed efficiente. Grazie agli analytics l’attività svolta per conto dei committenti risulta più fluida, lineare e veloce, non creando disservizi o ritardi nell’evasione degli ordini. Quando si è in grado di mettere in atto queste condizioni, tutta la supply chain ne beneficia.

Vantaggi della data analysis

L’apporto dei data analytics nella supply chain rappresenta un vantaggio per le aziende 4.0 oltre a garantire un servizio efficiente con costi competitivi. Ulteriori vantaggi riscontrati:

• Aumento della redditività
• Aumento dell’efficienza operativa
• Visione completa dei costi in riferimento al magazzino, ai trasporti, al personale
• Gestione ottimale del flusso di merce in ingresso ed in uscita
• Identificazione di opportunità, trattative, diversi livelli di contratto in base ai risultati
• Semplificazione dei reporting su sicurezza, tracciabilità e conformità
• Possibilità di lavorare con i clienti sui loro kpi ideali
• Navigazione dei dati per tutte le funzioni aziendali

È ormai evidente come il presente e il futuro della logistica passino per l’analisi dei dati. La competitività delle aziende non dipende ormai solo dai fattori legati alla produttività, ma ad incidere sono soprattutto la capacità di prevedere scenari futuri e di saper agire (e adattarsi) rapidamente ai possibili mutamenti del mercato. MM Operations ha abbracciato le potenzialità di questo modello costituito da informazioni dinamiche e fluide che funge da strumento per riprogrammare o ripensare alla logistica in maniera solida e da una prospettiva analitica, mantenendo sempre un approccio funzionale al conseguimento degli obiettivi.

BPM, Business Process Management

Un’analisi approfondita delle fasi della gestione dei processi aziendali BPM, descrive l’approccio sistemico utilizzato per migliorare processi e flussi di lavoro.

Ci sono 6 elementi fondamentali di BPM:

1. Sincronizzazione- i sistemi di gestione dei processi aziendali devono essere allineati con gli obiettivi la strategia complessiva.
2. Metodologia- include gli strumenti, i metodi e le tecniche utilizzati per la gestione dei processi aziendali.
3. La tecnologia informatica viene utilizzata per guidare la gestione dei processi aziendali con strumenti che vanno dalla modellazione dei processi alle simulazioni delle prestazioni degli stessi.
4. Risorse umane- per quanto preziosi siano gli strumenti tecnologici richiedono ancora il supporto umano. I dipendenti che vengono delegati di responsabilità nel BPM dovrebbero idealmente possedere eccezionali capacita di gestione dei processi e una forte comprensione degli obiettivi all’interno dell’organizzazione.
5. Cultura organizzativa- Un corretto sistema di gestione dei processi aziendali coinvolge ogni processo eseguito in un’azienda. Pertanto, le iniziative BPM dovrebbero essere sostenute e intraprese da tutti i dipartimenti. Un ottimo modo per facilitare una cultura organizzativa di miglioramento continuo e quello di incorporare BPM direttamente negli obiettivi aziendali e nella strategia di business.
6. Governance- Ogni partecipante al BPM dovrebbe essere ben consapevole del proprio ruolo individuale e dei ruoli degli altri. La governance chiara all’interno dell’organizzazione favorisce una maggiore responsabilità e una maggiore trasparenza.

Ci sono poi 5 fasi del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali, che comprendono:

1. La fase Progettuale di pianificazione del processo.
2. La fase Operativa del processo, quella esecutiva, dove saranno coinvolti diversi reparti, i quali dovranno lavorare in sinergia oppure in maniera indipendente, con il rispetto di specifiche tempistiche e senza perdere di vista il raggiungimento dell’obiettivo.
3. La fase di Monitoraggio, di rilevazione, raccolta ed elaborazione dei dati.
4. La fase di Implementazione, nel corso della quale vengono analizzati i dati e vengono condivisi i risultati per lo sviluppo di soluzioni.
5. La fase di Riprogettazione. In un’ottica di miglioramento continuo per dare valore aggiunto al cliente, una volta identificati problemi all’interno del processo e le azioni correttive da intraprendere, prevede la reingegnerizzazione del processo stesso.

Grazie alla meticolosa BPM che MM Operations riesce a differenziarsi dai competitors sul mercato quale modello virtuoso di verticalizzazione di servizi logistici e operazioni outsourcing per la supply chain. La vera leva economica per efficientare i processi è il capitale umano di un’azienda. Sono le persone a rendere ai clienti un servizio di qualità e lavorare con impegno per il successo dell’organizzazione a cui sentono d’appartenere.