Magazzino: Controllo e Monitoraggio delle Operations, Approfondimento dei Numeri che le Descrivono e Governano

Nel mondo della logistica moderna, il controllo e il monitoraggio delle operations di magazzino sono fondamentali per garantire efficienza, ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio offerto ai clienti.

Questo articolo esplora come un sistema di monitoraggio ben progettato possa ottimizzare le attività operative di un magazzino, fornendo una panoramica dei principali indicatori di performance (KPI) e delle metodologie di analisi che descrivono e governano le operations.

Il controllo e monitoraggio delle attività operative, con approfondimento sui numeri che le descrivono e le governano (quali ad esempio produttività delle singole attività, distribuzione e ripartizione dettagliata delle ore spese, statistiche sulla saturazione del magazzino, valutazioni sul posizionamento della merce). In generale, queste azioni danno la possibilità di supportare il cliente su qualsiasi analisi/approfondimento di suo interesse. Ovviamente vengono sempre condivise con il cliente tutte le analisi che, da caso a caso, sono coinvolte nel conseguimento degli obiettivi prefissati e convenuti contrattualmente al fine del raggiungimento del massimo rendimento di ogni processo.

PROGETTAZIONE DI UN SISTEMA DI MONITORAGGIO

La creazione di un sistema di monitoraggio delle attività operative richiede una pianificazione meticolosa e l’implementazione di diverse fasi chiave:

1. Strutturazione del Sistema di Monitoraggio:
   • Catalogazione delle Attività: Identificazione di tutte le attività operative e non operative svolte in stabilimento.
   • Definizione dei KPI: Scelta degli indicatori che meglio rispecchiano l’andamento delle attività, come produttività, ore spese per ogni attività, tempi medi, e % di saturazione del magazzino.
   • Standardizzazione dei Dati: Creazione di standard per garantire l’omogeneità dei risultati, semplificando così la lettura e l’interpretazione dei dati da parte del top management.
2. Raccolta e Trasmissione dei Dati:
   • Identificazione delle Fonti Dati: Utilizzo di fonti dati accessibili e interpretabili in modo univoco per garantire l’oggettività delle informazioni raccolte.
   • Automazione della Raccolta Dati: Implementazione di sistemi automatizzati per la raccolta e la trasmissione dei dati, riducendo il margine di errore umano e migliorando l’efficienza.
3. Confronto con i Target e Benchmarking:
   • Definizione dei Target: Confronto dei dati raccolti con gli obiettivi di progetto o tramite benchmarking di attività simili.
   • Analisi delle Performance: Valutazione delle performance rispetto ai target stabiliti per identificare aree di miglioramento.
4. Destinatari dei Report e Monitoraggi:
   • Segmentazione degli Stakeholder: Identificazione dei destinatari dei report, con visibilità specifica sui dati per ciascun gruppo (es. Operations Manager, Controllo di Gestione, Clienti).

SCOPI DEL SISTEMA DI MONITORAGGIO

Un sistema di monitoraggio delle operations di magazzino serve principalmente a due scopi:

1. Previsionale (Week N per Week N+1):
   • Previsione dei Volumi: Analisi dei volumi da gestire e movimentare per supportare la pianificazione settimanale dell’organico, la suddivisione del personale per attività e la gestione dei carichi di lavoro.
2. Consuntivazione (Week N per Week N-1):
   • Verifica dei Risultati: Confronto tra i volumi effettivamente gestiti e quelli previsti, consuntivazione dei risultati e analisi dei KPI raggiunti.

ESTENSIONE DEL MONITORAGGIO

Il monitoraggio può essere esteso a situazioni specifiche e indicatori non standard, adattandosi alle esigenze operative e degli stakeholders. Tra questi:

• Distribuzione delle Referenze e Analisi ABC: Ottimizzazione del posizionamento delle merci in magazzino per migliorare l’efficienza delle operazioni.
• Saturazione e Occupazione del Magazzino: Monitoraggio della capacità di stoccaggio e utilizzo degli spazi.
• Analisi Tempi e Metodi: Studi specifici sui tempi e metodi di determinate attività per identificare inefficienze.

Composizione degli Ordini: Analisi della correlazione tra articoli diversi all’interno dello stesso ordine per migliorare la gestione delle scorte.

MM OPERATIONS – WAY TO DO

Il nostro ufficio preposto al monitoraggio operativo degli appalti attivi segue un processo rigoroso e standardizzato per garantire il successo delle operazioni:

• Elaborazione Settimanale dei Dati: Raccolta, elaborazione ed analisi settimanale dei dati per tutti gli appalti.
• Definizione del Budget e degli Obiettivi: Lavoro preliminare per definire il budget economico e operativo, e quantificazione dei risultati attesi.
• Standardizzazione dei Parametri: Definizione dei parametri standard oggetto del monitoraggio.
• Weekly Meeting: Riunioni settimanali con gli Operations Manager per aggiornamento e analisi dei risultati, mediante confronto con i target fissati a progetto.
• Review Trimestrale: Verifica e controllo trimestrale degli obiettivi e delle condizioni operative, tecnologie e flussi.

Inoltre, questa nostra professionalità è a disposizione anche di quelle aziende che in realtà non hanno ancora previsto la terziarizzazione della loro logistica, nemmeno in house, ma che a monte hanno bisogno di una professionale consulenza in grado di mostrare vantaggi e benefici, costi e difficoltà di una o dell’altra soluzione implementabile.

CONCLUSIONE

Un sistema di controllo e monitoraggio efficace delle operations di magazzino non solo migliora l’efficienza operativa, ma fornisce anche un supporto cruciale nella pianificazione e nella gestione delle risorse. La nostra azienda, grazie al know-how e alle competenze acquisite, è in grado di offrire soluzioni avanzate per il monitoraggio delle attività di magazzino, garantendo un servizio eccellente ai nostri clienti.