Cosa sono i KPI logistici?

Acronimo dell’inglese Key Performance Indicators, sono usati dalle imprese per misurare realisticamente il rendimento dei propri processi. Gli indicatori chiave di prestazione devono essere definiti in funzione dei principali obiettivi aziendali, e sono importanti per stabilire le finalità di profitto. Trattandosi di informazioni critiche a livello strategico, permettono di stabilire una gerarchia di priorità operative atta al miglioramento continuo dell’efficienza all’interno del magazzino.

I KPI possono misurare una varietà di parametri, sono elementi di fondamentale importanza nella gestione della Supply Chain. Nessuna azione di presunto miglioramento dovrebbe essere intrapresa in assenza di una visione chiara e precisa dello stato attuale (fotografia as-is) e la formulazione dello stato futuro (fotografia to-be). I KPI forniscono una rappresentazione, della funzione oggetto dell’intervento, sotto il punto di vista qualitativo e quantitativo.

La rappresentazione qualitativa consente di definire il dove e il come accadono le cose. Ѐ importante in una prima fase preliminare disegnare diagrammi di flusso che evidenzino i soggetti fisici ed organizzativi coinvolti nelle attività analizzate. Il modello deve essere studiato sia per il flusso fisico dei materiali e delle merci, sia per il rispettivo flusso informativo.

Spesso nel codificare flussi che appaiono acquisiti nell’operatività, consolidati dal punto di vista pratico e ritenuti ottimizzati per stratificazione comportamentale e procedurale, ci si accorge di quanta strada deve essere fatta per ottimizzare. Vengono spesso messi in evidenza colli di bottiglia che ci si ostina a gestire come inevitabile anziché immaginarne la rimozione definitiva. Sovente si scopre l’esistenza di attività ridondanti che possono essere snellite o eliminate quando non hanno utilità dal punto di vista logico e sono solo il retaggio di abitudini e comportamenti acquisiti quando le condizioni operative erano diverse da quelle attuali.

Esistono tecniche funzionali al ridisegno dei flussi. Anche dal punto di vista quantitativo la più efficace dei quali è la Value Stream Mapping: la rappresentazione delle attività è corredata da informazioni di carattere quantitativo (tempi, quantità, numerosità dei documenti, dimensione delle code, operatori coinvolti per citarne alcuni) che consentono sia di dare immediata evidenza delle criticità, sia di valutare lo stato futuro utilizzando le medesime metriche. Questo consente il duplice vantaggio di misurare il miglioramento previsto, anche confrontando scenari diversi, e misurare a consuntivo i risultati raggiunti.

La rappresentazione quantitativa consente di valorizzare le metriche di flusso e di utilizzarle come descritto. In particolare permette una rappresentazione numerica in grado di evidenziare particolari squilibri di flusso e di risorse, in modo da individuare più immediatamente le aree di intervento sulle quali è ragionevole attendersi migliori ritorni finanziari.

Una scrupolosa Value Stream Map permette l’identificazione di metriche di flusso per migliorare il dove e come si opera. L’utilizzo di indicatori aggregati, quelli che forniscono una interpretazione a consuntivo di operatività distribuite nel tempo, e di statici, non necessariamente legati ad una interpretazione del flusso, permette di misurare la gestione di una funzione sono indici di magazzino.

Come muoversi per creare un programma KPI logistico per la propria azienda?

Anzitutto devono essere identificati i principali obiettivi aziendali. A quali domande stiamo cercando di rispondere? Questo è contestualmente il momento giusto anche per definire i diversi processi che coinvolgono tutto il team logistico, assicurandosi di includere tutti aspetti della propria Supply Chain.

Essenziale è stabilire obiettivi raggiungibili e ragionevoli per ciascun KPI, ed affidarne lo studio ed il monitoraggio ad una figura o più figure esperte e competenti che siano in grado di svolgere questo lavoro di analisi in modo costante. Non pensiamo, infatti, che si tratti di una tantum: chi sarà incaricato dovrà comprendere la sistematicità con la quale gli indicatori chiave di prestazione devono entrare nello svolgimento delle attività logistica, definendone la frequenza ottimale di misurazione e reporting. Questi andranno, inoltre, rivisti regolarmente.

Seguendo questi passaggi si riuscirà a creare un programma in grado di tenere traccia di metriche logistiche significative. Tuttavia, teoria e pratica differiscono notevolmente l’una dall’altra. Questo non significa che ci si debba sentire confusi o sopraffatti. Affidarsi ad un provider logistico come MM Operations semplifica notevolmente la vita e permette alle aziende manufatturiere di concentrarsi sulla propria attività specifica. Ma indipendentemente abbiamo pensato di riassumere in un vademecum alcuni suggerimenti utili:

1. Scegliere SMART KPI.
Uno SMART KPI è specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e basato sul tempo. Puoi utilizzare alcune semplici domande per assicurarti che la metrica che stai scegliendo soddisfi i criteri SMART.
– Specifico: il tuo KPI è troppo ampio? Il pericolo di avere un KPI onnicomprensivo è che potrebbe essere troppo vago e portare a interpretazioni errate.
– Misurabile: la tua metrica è quantificabile? Ricorda che devi impostare un benchmark per ogni KPI.
– Raggiungibile: il tuo obiettivo KPI è fattibile? Fissare un obiettivo che è fuori portata scoraggerà la tua squadra e non ne garantirà motivazione.
– Rilevante: questa metrica risponde a una domanda importante sulla tua attività? Assicurati di scegliere KPI che forniscono informazioni preziose sulla tua attività. Ci sono centinaia di KPI che potrebbero essere inclusi nel tuo programma, ma ricorda che le tue risorse sono limitate. Dai la priorità alle tue metriche e scegli solo i migliori KPI.
– Basato sul tempo: con quale frequenza dovrebbe essere misurata ogni metrica? C’è una scadenza per raggiungere un obiettivo prefissato? Includi le risposte a queste domande nella definizione di tutti i tuoi KPI. Non dimenticare mai di rivedere regolarmente i tuoi KPI definendo una sequenza temporale per ogni metrica, questo passaggio diventa molto più semplice.

2. Non scegliere troppi KPI!
È difficile da dire arbitrariamente quale sia il numero corretto. Dipende dall’esperienza del tuo team e dalle risorse disponibili. Tuttavia, una buona regola pratica è iniziare con una manciata e crescere gradualmente da lì. La gestione delle metriche è un’attività che richiede molto tempo e risorse. Se inizi troppo in grande, corri il rischio di sopraffare la tua squadra e di perdere la fiducia nel programma.

3. Identifica almeno due livelli gerarchici per i tuoi KPI.
Alcuni KPI sono troppo dettagliati per essere segnalati al top management e alcuni KPI sono troppo generici per i quadri e i supervisori. Le metriche di livello superiore o primarie vengono monitorate a livello esecutivo e forniscono un’evidenziazione generale, mentre le metriche di secondo livello hanno una maggiore granularità e forniscono maggiori dettagli.

4. Scegli gli indicatori anticipatori anziché le metriche in ritardo.
Gli indicatori anticipatori predicono le prestazioni mentre gli indicatori di ritardo ne riportano. Scegliendo i principali indicatori di prestazione logistici, ti poni un passo avanti rispetto alla concorrenza. Quando possibile, è sempre meglio scegliere la prevenzione.

5. Pulisci i tuoi dati!
Le tue informazioni logistiche probabilmente provengono da più fonti e sono spesso in ritardo. Lavorare con dati incompleti o obsoleti potrebbe compromettere seriamente il tuo programma KPI. Non puoi prendere buone decisioni senza buoni dati. L’utilizzo di un software BI aiuterà a unificare le informazioni e garantire che il tuo team abbia sempre accesso ai report più recenti.

In questo articolo abbiamo raccolto due principali Key Performance Indicators delle attività a magazzino, che è sempre consigliato avere sotto controllo per tutta la durata della gestione operativa. Sono indicatori “generici” che tornano utili per lo studio e il confronto di soluzioni diverse. Buone soluzioni hanno indicatori Average Inventory e Average Flow Time a valori bassi.

AVERAGE INVENTORY (scorte medie)

Indica il valore medio di scorte che possiedo a magazzino durante tutto il periodo di riferimento T. Espresso in pezzi.

La formula per il calcolo di questo indicatore media prima tra loro il valore iniziale e il valore finale delle scorte, e in un secondo momento ne fa la media con tutti gli altri valori intermedi di scorte. Questo calcolo pone quindi l’accento sulla quantità iniziale che qualcuno ha lasciato come scorta a magazzino prima di noi, e la scorta finale che dobbiamo garantire a fine periodo, considerati come vincoli operativi richiesti dal committente.

AVERAGE FLOW TIME (tempo medio di permanenza in magazzino)

Indica il tempo medio di stoccaggio della merce durante tutto il periodo di riferimento T. Espresso in % oppure mesi.

Questo indicatore è utile se confrontato con il tempo di obsolescenza del prodotto (si dovrebbe sempre verificare un tempo di obsolescenza superiore al valore di AFI). Un indicatore AFI che tende a zero rappresenta una realtà di produzione snella (ciò che produco viene presto venduto al cliente, dunque rimane stoccato in magazzino per poco tempo).

Un’altra formula che può risultare utile è quella che permette di calcolare la quantità di scorte medie a magazzino.

Nonostante i nostri consigli includere un programma KPI nella tua gestione della Supply Chain ti risulta essere troppo complicato? L’outsourcing ti sembra un passaggio troppo “drastico” per la tua azienda in prima battuta o semplicemente preferisci mantenere interna ogni funzione? Rivolgiti ad MM Operations! Tra i nostri servizi troverai molto utile la consulenza del nostro team di ingegneri metodisti del Planning e Operations Department. Affiancati da loro tutti i membri il tuo staff riusciranno a comprendere a livello pratico quello che difficilmente riescono a figurare a livello applicativo acquisendo un nuovo modo di analisi ed intervento guidato da dati oggettivi che potranno portare la tua logistica verso un improvement costante e verificabile. Poi non dimenticare che MM Operations può fornire anche la direzione della catena di distribuzione in house ai clienti!