Come sappiamo la logistica del terzo millennio si basa anche e soprattutto sulla possibilità di esternalizzare l’intera funzione o una parte più o meno consistente dei servizi attinneti.
Il passo decisivo, dopo un’attenta fase di analisi, consiste nell’individuazione di un provider specializzato nella gestione delle operazioni logistiche di inbound e outbound. Da qui nasce la gestione della logistica su base collaborativa che, per l’azienda, deve necessariamente avere un impatto misurabile in termini di efficienza e di sostenibilità.
La creazione di un efficace rapporto di collaborazione tra azienda committente e fornitore
Naturalmente, prima ancora dell’esternalizzazione della logistica secondo lo schema della «commodity outsourcing» o dello «strategic outsourcing», occorre ragionare sull’approccio che regolerà il rapporto con il provider. La chiarezza e la condivisione di una strategia rappresenta il fondamentale presupposto per gestire al meglio il fornitore innanzitutto sotto l’aspetto relazionale prima ancora che economico.
Partendo da qui è bene considerare il provider dei servizi logistici in outsourcing come un vero e proprio Partner aziendale. Il fornitore va quindi coinvolto appieno, innanzitutto in relazione all’analisi delle esigenze dell’azienda committente per capire quali sono gli obiettivi da centrare.
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Successivamente va messo nelle condizioni di poter fornire un apporto efficace e concreto che deve tradursi in risposte veloci e flessibili, in linea con le richieste dell’azienda committente che, a sua volta, segue il proprio sviluppo commerciale in relazione al proprio mercato.
Unità d’intenti significa, quindi, condividere strategia, tattica, compiti, e – andando sul concreto – integrare i processi attraverso le opportunità fornite dagli strumenti digitali, sempre più indispensabili per gli scambi di informazioni in tempo reale.
La base del rapporto di partnership per l’esternalizzazione della logistica: il progetto di servizio
Il primo essenziale passo di questo rapporto di partnership riguarda la definizione di un Progetto di Servizio. Si tratta, in concreto, del documento contenente le specifiche su cosa, quando e come devono essere svolti i servizi di logistica per conto dell’azienda appaltante.
Per quanto possano essere molto diversi a seconda del contesto, all’interno del Progetto di Servizio sulla logistica dovrebbero essere presenti:
- il perimetro del servizio, ovvero l’ambito generale del contratto;
- il dettaglio delle attività delegate che dovranno essere svolte dal provider logistico, incluse anch’esse all’interno del perimetro;
- i tempi di durata dello svolgimento dei servizi precedentemente elencati;
- le modalità di esecuzione dei servizi;
- la parte economica relativa all’esecuzione delle attività nei tempi indicati;
- le eventuali premialità o penalità connesse al superamento o al non raggiungimento dei livelli di servizio concordati.
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Oltre al Progetto di Servizio occorrono poi altri due documenti di fondamentale importanza, quali il Capitolato Tecnico dei Servizi e il Tariffario dettagliato dei servizi accessori.
Un consiglio per le aziende che stanno pensando concretamente all’esternalizzazione dei servizi: è bene mettere a punto gli schemi generali di questi documenti per poi procedere alla ricerca e alla selezione del provider logistico, soprattutto per capire l’importanza di determinati aspetti, ma anche per procedere per gradi.
Se anche l’azienda è intenzionata a esternalizzare solo determinati servizi (con la formula del commodity outsourcing) è bene misurare il fornitore sulla capacità di provvedere, nel medio o lungo periodo, anche un eventuale incarico di strategic outsourcing.
