La programmazione del personale è una delle attività chiave per le aziende che operano nel settore della logistica. La pianificazione della forza lavoro può influire sulla produttività, sull’efficienza e sui costi del business, nonché sul servizio offerto al cliente.
Le aziende devono far fronte a fluttuazioni di domanda e offerta, coordinare le attività di molti dipartimenti e rispettare tempi di consegna stretti e alti livelli di servizio. In questo contesto, una pianificazione del personale efficace lungo tutta la Supply Chain può aiutare a garantire che ogni dipendente sia al “posto giusto al momento giusto”, riducendo al minimo le interruzioni, le inefficienze e i costi di riorganizzazione del lavoro.
Le sfide comuni associate alla programmazione del personale nel lavoro logistico includono la gestione delle malattie e delle ferie dei dipendenti, la fluttuazione della domanda e dell’offerta, il turnover dei lavoratori, nonché la pianificazione delle attività per rispettare i tempi di consegna. La mancata pianificazione della forza lavoro può portare a costi elevati per l’azienda, come ad esempio il sovraccarico di lavoro, l’eccesso di lavoro straordinario, la perdita di produttività, oppure – in caso contrario – la diminuzione della soddisfazione del cliente, la riduzione del livello di servizio offerto, e in generale all’incapacità di gestire il lavoro e le attività di magazzino. In entrambi i casi, si tratta di problemi dovuti ad una scorretta ed inefficace programmazione del personale.
Per affrontare queste sfide, le aziende dovrebbero affidarsi ad un esperto provider logistico che abbia adottato una delle varie tecniche di programmazione del personale. Ad esempio, si possono utilizzare algoritmi di previsione per stimare la domanda futura e pianificare la disponibilità dei dipendenti di conseguenza. Risulta anche efficacie utilizzare strumenti software per pianificare il personale, monitorare le attività e garantire che le competenze del personale siano appropriate per le attività che devono svolgere.
Inoltre, una buona pianificazione del personale non riguarda solo la gestione delle attività quotidiane, ma anche la valutazione degli addetti, la formazione e lo sviluppo delle loro competenze. Valutare regolarmente le prestazioni del personale, definire obiettivi di sviluppo e garantire che i lavoratori siano dotati delle giuste competenze possono aiutare a garantire che la programmazione del personale sia sostenibile a lungo termine e in linea con gli obiettivi dell’azienda.
In sintesi, la programmazione del personale è una componente chiave del lavoro logistico. La sua importanza va ben oltre la semplice pianificazione delle attività quotidiane, contribuendo a migliorare l’efficienza, la produttività e la soddisfazione del cliente. Incorporare le migliori pratiche di programmazione del personale può aiutare le aziende di logistica a superare le sfide e a mantenere un vantaggio competitivo sul mercato.
Esistono diverse opzioni di software che possono essere utilizzati per la programmazione del personale nei magazzini. Eccone alcuni:
WFM software
Il Workforce Management è un software progettato specificamente per la gestione della forza lavoro e può essere utilizzato per la pianificazione, la programmazione e il monitoraggio delle attività dei dipendenti. Può aiutare a gestire le risorse del personale, programmare le attività, monitorare le prestazioni e creare report, basandosi sul concetto che “alla persona più indicata per svolgere una determinata attività, deve essere assegnata quella attività”. Per selezionare questa persona, il sistema si basa sulle metriche di produttività, soddisfazione del lavoratore, e formazione.
Sistemi di gestione degli ordini
Questi software possono aiutare a gestire la domanda e l’offerta, garantendo che ci siano abbastanza dipendenti disponibili per soddisfare gli ordini dei clienti. Il vantaggio operativo di questi sistemi è quello di mettere a disposizione di tutti, un quadro chiaro e definito sulle attività in programma per il breve e medio periodo (periodo temporale sul quale è nota la domanda), in termini di volumi da gestire e di conseguenza ore da lavorare.
ERP
Acronimo di Enterprise Resource Planning, è un software è progettato per integrare tutti i processi aziendali, tra cui la gestione del personale. Può aiutare a gestire i dati dei dipendenti, la pianificazione delle attività e l’elaborazione della busta paga.
OUR WAY TO DO IT
Prima di scegliere un software, è importante valutare le specifiche esigenze aziendali e assicurarsi che il software selezionato sia compatibile con i sistemi esistenti. In MM Operations, il focus di questa programmazione è incentrato sulla previsione dei volumi, mediante analisi svolte in condivisone tra il Project Department e la funzione logistica dell’azienda cliente, e sulla valutazione e mappatura delle competenze delle singole risorse, seguite dal HR Department e l’Operations Department.
Il primo è un aspetto indispensabile per garantire il rispetto e il pieno raggiungimento del livello di servizio, e al contempo una massima sinergia operativa e organizzativa. L’azienda cliente possiede importanti informazioni sull’andamento del mercato e relative alle proprie vendite certe e attese, mentre il partner logistico detiene le conoscenze specifiche dell’operatività e della forza lavoro necessaria per soddisfare queste richieste del mercato. Queste analisi, oltre ad essere sviluppate in condivisione e trasparenza tra le due parti, vengono spesso svolte in modalità rolling, su più orizzonti temporali.
In prima battuta, si lavora su orizzonti settimanali, per una visibilità di medio periodo utile a stimare un organico di persone che presumibilmente saranno dedicate alle attività di magazzino. Successivamente, giorno per giorno, si eseguono analisi di miglioramento e perfezionamento del risultato precedente, utile a definire nel dettaglio la squadra di persone per ogni attività e fase del ciclo di lavoro, sulla base anche delle competenze specifiche di ogni persona. Questa modalità permette di avere una prima programmazione generale con settimane di anticipo, e perfezionarla quotidianamente (sulla base delle nuove informazioni ricevute dal mercato) per la definizione della squadra operativa di lavoro e rispettivi turni. Nella definizione delle persone, in termini numerici e qualitativi (di competenze), è necessario considerare sempre una quota di flessibilità utile a garantire le attività anche in caso di scostamenti dalle previsioni e dai volumi attesi.
A consuntivo, è poi possibile – e consigliato – eseguire una valutazione sulla programmazione sviluppata. Questo permette di rilevare eventuali errori in fase previsionale, sui volumi gestiti e sulle persone selezionate, e utilizzare il nuovo know-how per migliorare le successive programmazioni.
La seconda attività, curata dall’HR Department in collaborazione con l’Operations Department, si occupa di valutare e mappare le competenze di tutte le risorse che operano presso l’organizzazione. Questo permette di avere un quadro completo e sempre aggiornato sulla forza lavoro e sulle capacità e competenze a disposizione dell’azienda e delle operazioni di magazzino, da utilizzare come base di partenza per l’attività di programmazione del personale. Ogni persona viene valutata in termini di capacità, competenze, mansioni, certificazioni/patenti, disponibilità oraria, disponibilità di trasferta, e tanti altri parametri necessari per avere il quadro completo di ogni nostro addetto.
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