Il Lead Time: un fattore chiave per il successo

Al giorno d’oggi, la gestione e il coordinamento delle tempistiche di tutte le attività interne ed esterne all’organizzazione è uno dei compiti più complessi che le aziende si trovano a dover affrontare. Le imprese che vogliono emergere ed essere competitive sul mercato, sono sempre più spesso costrette a prendere decisioni orientate ad una riduzione dei tempi di attesa e di gestione. Questo significa riuscire ad essere reattivi, sia nei confronti di tutti gli attori a valle della supply chain, che dell’utente finale che gode del servizio o del prodotto offerto, al fine di offrire l’output il più rapidamente possibile.

Lead time può assumere un significato diverso a seconda del tipo di società o del settore in cui viene utilizzato. Letteralmente “tempo di attraversamento”, corrisponde al lasso temporale che intercorre tra l’inizio e il completamento di una qualsiasi attività di processo.

Nell’ambito del Project Management, il termine è utilizzato per indicare il tempo necessario per il completamento di un particolare task o di una serie di task correlati. Oppure, come definito nel PMBOK (“Project Management Body Of Knowledge”, guida pubblicata dal Project Management Institute), questo è inteso come la quantità di tempo in cui un’attività successiva può essere avanzata rispetto un’attività precedente. Ciò significa che quando un’attività è ancora in esecuzione e allo stesso tempo si inizia a lavorare su un’altra attività, questo parametro quantifica la sovrapposizione tra queste due attività. In tal senso, il concetto è in contrapposizione con quello di “Lag Time”, inteso invece come il tempo durante il quale un’attività successiva deve essere ritardata rispetto un’attività precedente.

All’interno di realtà produttive, è quindi inteso come il tempo trascorso tra l’avvio del processo produttivo dal materiale grezzo e il conseguimento del prodotto finito.

Considerato all’interno dei sistemi logistici, invece, questo assume il significato specifico di “tempo di consegna”, inteso come il tempo tra l’emissione dell’ordine da parte dell’utente e l’istante di evasione dello stesso. In questo senso, esso diventa un importantissimo parametro operativo di riferimento, in quanto misura la reattività dell’azienda e il livello di servizio che essa è in grado di garantire. Ecco che la competitività di un’impresa non risiede soltanto nella capacità di soddisfare i bisogni del cliente, quanto piuttosto di riuscire a ridurre i tempi che intercorrono fra l’acquisto di un prodotto e la sua consegna.

Il lead time si misura in termini di prontezza di risposta e rapidità di consegna: minore è l’attesa, e maggiore è la competitività della società e del servizio, e maggiore sarà la soddisfazione dell’utente che ne usufruisce.

Ecco che il Lead Time è un fattore critico di successo per tutte quelle realtà logistiche che operano in contesti fortemente competitivi, ed è il motivo per il quale ogni azienda affermata e virtuosa deve assicurarsi di possederne il controllo. Rendere questo fattore un elemento controllabile, permette all’azienda di essere padrona dei propri processi, e massimizzare l’efficientamento su tutte le attività ad essa correlate.

La comprensione di questo concetto è infatti fondamentale per consentire un’organizzazione ottimale non solo delle singole attività, ma di tutti i processi interessati nella supply chain. Dal punto di vista della pianificazione, il Lead Time è un fattore critico quanto importante, in quanto condiziona l’anticipo temporale con cui certe decisioni devono essere prese e certe attività devono essere avviate, comprese quelle di routine. Nella maggior parte dei progetti, certi task sono infatti vincolati ad una data di chiusura ben precisa e non prorogabile, motivo per cui è essenziale avere il controllo e padronanza sulla durata di tutte quelle attività che lo precedono e ne condizionano la chiusura.

In linea generale, il lead time complessivo può essere considerato come la somma di più componenti, a loro volta intesi come lead time delle singole attività che compongono l’intero processo.

• Approvvigionamento
• Produzione
• Sviluppo
• Logistico

Da quest’ultima considerazione, si può quindi affermare che la logistica distributiva dipenda dalla somma dei tempi di attraversamento di tutte le attività che la precedono, ossia – in breve – approvvigionamento, produzione e sviluppo. Il magazzino, inteso come il punto in cui domanda e offerta si incontrano, si converte nel protagonista indiscusso dell’intera filiera.

Oltre a risultare più reattiva e veloce, le aziende che riescono a minimizzare i Lead Time di processo, godono anche di altri importanti vantaggi. Tra questi, il primo è senz’altro la possibilità di gestire livelli di stock inferiori rispetto allo standard: se il processo di approvvigionamento è più veloce, non c’è motivo di mantenere un livello esagerato di scorte a magazzino, il che si traduce in un minor costo logistico. Inoltre, l’accorciamento dell’orizzonte temporale di previsione della domanda ha come diretta conseguenza l’aumento della dinamicità dell’azienda. A tutto questo si affiancano benefici a livello di finanza aziendale: riducendo il tempo di attraversamento di un prodotto, si riduce il capitale immobilizzato a vantaggio del capitale circolante, generando liquidità per l’azienda.

Dall’organizzazione e gestione del centro logistico dipende il lead time intermedio tra produzione e distribuzione, essenziale per garantire elevati livelli di servizio al consumatore finale. Affinché il magazzino svolga la funzione di asse centrale della supply chain, è indispensabile l’intervento di professionisti in grado di calare nella realtà soluzioni concrete per ottimizzare questo tempo. Ridurre il lead time diventa infatti un obiettivo di primaria importanza per chi opera nelle realtà logistiche, e richiede attente e accurate valutazioni, tramite specifiche analisi, sui tempi e sulle micro attività.

In MM Operations, il primo step di questo processo di analisi è sempre la scomposizione del tempo di attraversamento totale in tutte le sue componenti. Questo è fondamentale al fine di individuare ogni singola parte che incide sul risultato finale, oltre a quantificare e attribuire ad ognuna di esse la propria specifica incidenza (in questo modo, l’analisi permette di individuare quali componenti incidono maggiormente sulla durata complessiva).

L’identificazione dei singoli Lead Time aiuta il project manager a programmare correttamente ogni attività di progetto anticiparne alcune successive, permettendo una riduzione della durata complessiva dell’intero disegno pianificato.

Ogni singola componente individuata deve quindi essere esaminata ed analizzata in modo indipendente, al fine di individuare eventuali colli di bottiglia, attività ad alta criticità e/o inefficienze di processo. Mediante il supporto di specifici software di magazzino, questi elementi devono essere gestiti e migliorati, al fine di eliminare quanto più possibile le rispettive inefficienze ed ottimizzarne il rendimento.

Questo potrebbe implicare il coinvolgimento di più reparti, funzioni e addirittura i fornitori: in questo caso si parla di gestione della supply chain. Quando si selezionano i fornitori, si tende spesso a privilegiare le relazioni a lungo termine, in quanto consentono di standardizzare le attività e ottimizzare le modalità di approvvigionamento e consegna della merce e/o del servizio. Tale gestione possiede l’obiettivo comune di ridurre i tempi che la compongono non solo a beneficio del consumatore finale, bensì a beneficio di tutti gli attori ed aziende che ne fanno parte, attraverso la perfetta coordinazione di tutte le fasi di processo. Viceversa, una scorretta gestione e un mancato coordinamento di queste fasi comportano spesso conseguenze pericolose per le singole aziende, tra i quali – a titolo esemplificativo – il Bullwhip Effect, noto anche come effetto frusta.

Oltre a ciò, per riuscire nell’obiettivo di ridurre al minimo i Lead Time, i processi devono essere il più possibile fluidi e veloci. In quest’ottica, lo studio che la nostra azienda vuole portare avanti deve estendersi a tutte le questioni e gli elementi che, opportunamente gestiti, possono portare ad un efficientamento dei tempi e delle performance. Si pensi, ad esempio, al layout di magazzino: una corretta disposizione degli spazi e delle attrezzature favorisce le movimentazioni e i tempi di processo delle attività logistiche interne. Come diretta conseguenza, ne trae beneficio il Lead Time complessivo di magazzino, inteso come tempo di evasione degli ordini.