Gestione della stagionalità: problematica o opportunità?

La stagionalità influenza molto la pianificazione della supply chain e le decisioni da prendere in azienda: l’obiettivo è bilanciare le risorse e le attività tra i periodi di più intensa attività e quelli di rallentamento. La variabilità coinvolge l’organizzazione delle presenze di personale e la gestione dei turni di lavoro, l’approvvigionamento dei quantitativi corretti di materie prime in entrata e la gestione della logistica in uscita. Le attività da svolgere aumentano e diventano più complesse, innalzando il rischio di errori e l’impegno dei responsabili dei diversi processi affinché tutto vada come stabilito. Quando il provider logistico si è strutturato internamente ed offre una logistica integrata come quella di MM Operations il suo modello di business gli permette di sfruttare i picchi stagionali per offrire un servizio alla clientela altamente performante mettendo in campo un insieme di tools e skills per lavorare guidati da quei valori di etica e professionalità suoi costitutivi.

Durante l’anno le vendite non sono mai costanti, ma in alcuni periodi la richiesta di particolari tipologie di prodotti aumenta considerevolmente. Questo è definito fenomeno della stagionalità e per quanto attiene la supply chain esso influenza molto la pianificazione e rappresenta un’ardua prova.

In logistica, si dice che la domanda (o le vendite) di un certo prodotto è soggetta a stagionalità quando la serie temporale corrispondente presenta una variazione ciclica prevedibile, che dipende dal periodo dell’anno. La stagionalità è uno dei pattern statistici usati più comunemente per affinare la precisione delle previsioni della domanda.

Chi lavora in questi contesti avrà sicuramente da tempo tarato i suoi processi per fronteggiare al meglio la situazione e riuscire a organizzare i fattori produttivi in modo da creare gli stock necessari ad evadere gli ordini correttamente entro i tempi stabiliti.

In realtà, esistono molte difficoltà pratiche nel calcolo della stagionalità:

• le serie temporali sono brevi. Il ciclo di vita della maggior parte dei beni di consumo non supera i 3 o 4 anni;
• le serie temporali contengono fluttuazioni casuali del mercato che influiscono sulle vendite e rendono la stagionalità più difficile da isolare;
• bisogna tener conto di più stagionalità. Se consideriamo le vendite a livello di punto vendita, la stagionalità del prodotto è strettamente connessa alla stagionalità del punto vendita stesso;
• altri pattern, come il trend o il ciclo di vita del prodotto, influiscono sulle serie temporali, introducendo bias di ogni sorta nella stima della stagionalità.

Molti pattern si ripresentano una volta l’anno, ma non sempre alla stessa data. Gli eventi quasi-stagionali sfuggono ai modelli classici di previsione ciclica, poiché questi partono dal presupposto che la ciclicità sia costante. Per gestire la quasi-stagionalità, abbiamo bisogno, quindi, di una logica più complessa.

In generale i prodotti stagionali sono diversi e comprendono i più disparati settori merceologici. Potemmo semplificarne la catalogazione tra:

1. Ricorrenze festive e feriali, basti pensare al ritorno a scuola dei bambini, Halloween, Natale, San Valentino, Carnevale, Pasqua. Sono eventi che portano con sé un innalzamento della vendita di prodotti esponenziale, che può andare dalla cancelleria, ai cappelli da strega e le maschere da zombie, addobbi natalizi, cioccolatini, vestiti di Pulcinella, coriandoli e stelle filanti, colombe ed abbacchio.
2. Il mondo del fashion di per sé rappresenta una categoria, con collezioni A/I & P/E, capsule e mid season collections, che inevitabilmente ed intrinsecamente è soggetto a più picchi nel corso dell’anno.
3. Possiamo annoverare tutto il resto come oggetti legati alle attività ricreative. In estate si impennano le vendite di creme solari, teli mare, in autunno dei farmaci per il raffreddore, in inverno attrezzature per gli sport sulla neve, in primavera tutto quanto legato al gardening o barbecue.

Da questa suddivisione è facile capire che moltissimi settori merceologici incombono nella difficoltà di gestire la stagionalità della domanda. La gestione dei picchi stagionali è un vero e proprio banco di prova per valutare l’efficienza dei magazzini, dei WMS e degli addetti ai lavori coinvolti nella supply chain. Non è sicuramente semplice gestire l’aumento del carico di lavoro, ma la buona riuscita e l’efficienza del servizio determinano la differenza tra una realtà logistica all’avanguardia e un’impresa mediocre.

FLESSIBILITÀ

Il settore logistico ha sempre dovuto confrontarsi con un mercato segnato da momenti di picco e periodi di flesso e con la necessità di gestire la forza lavoro in modo modulato. Questo ha spesso portato la magistratura, e la cronaca, ad accendere i riflettori su situazioni poco vantaggiose per i lavoratori non tutelati che nella gran parte dei casi ne pagano le conseguenze.

MM Operations è l’unico esempio di verticalizzazione dei servizi per la supply chain, con presidio su ogni fase, senza interlocutori, un enorme vantaggio in termini di solidità per la clientela. Consideriamo le risorse umane un capitale: investiamo sulla loro costante formazione, mirando alla loro iperspecializzazione. Competenza e consolidata esperienza ci hanno permesso di operare in diversi settori merceologici del comparto manifatturiero italiano: dalle attività logistiche e di servizio alle linee produttive, dal fashion al tessile, metalmeccanico, automotive, alimentare, agroalimentare, imballaggio, GDO, beverage, cartotecnico, ceramico, vetro affini, e-commerce, PET industry, deposito conto terzi, industriale, per citarne alcuni.

Selezioniamo, formiamo e gestiamo collaboratori altamente qualificati. La logistica è complessa, non può essere svolta oggi senza tecnologia, ma questa fine e sé stessa non basta. Ci capita spesso di approcciare clienti che hanno fatto ingenti investimenti in questo senso per poi vederla inutilizzata o non pienamente nel suo potenziale. Verifichiamo puntualmente il gap di competenze a livello di personale, inidoneo a svolgere le mansioni preposte ed incapace di far funzionare l’innovazione acquisita.

Tutti gli operatori di MM Operations hanno sviluppato spiccate abilità con il WMS aziendale MM.net. Per tutte le attività, qualora accordato e consentito dal cliente, viene implementato l’utilizzo del sistema dipartimentale che permette di collegare tutti i nostri impianti, in house or not, con i sistemi gestionali dei nostri clienti, dei loro fornitori e corrieri. MM.net è un sistema specializzato nella gestione del magazzino che è stato sviluppato internamente dal nostro IT Department.

E tutto questo che attinenza ha con la flessibilità?

Lavorando su un ventaglio merceologico così ampio MM Operations riesce a gestire eventuali esuberi di personale vs esiguità in base alle stagionalità spostando da un settore all’altro i suoi operatori secondo le zone di residenza. Questo è possibile esclusivamente grazie alle condizioni appena descritte che mettono l’azienda nella possibilità di interscambiare il personale in realtà differenti garantendo alla clientela sempre la medesima preparazione, professionalità e precisione d’esecuzione.

Inoltre, questa pratica, nata in Danimarca agli inizi degli anni’ 90, denominata Job Rotation è stato uno dei trend HR del 2022, ma in MM Operations rappresenta da sempre uno strumento in grado di portare in azienda straordinari benefici.

Infatti la rotazione del personale è una strategia di gestione degli addetti. Essa prevede che alcuni lavoratori non esercitano mansioni fisse, ma siano periodicamente assegnati a diversi settori dell’azienda, svolgendo compiti differenti. Ovviamente l’implementazione del lavoro a rotazione è difficile e richiede un alto grado di flessibilità da parte di tutti, lavoratori ma anche azienda che deve essere strutturata a livello HR affinché la strategia sia applicata con coerenza. Svolgere ruoli diversi all’interno del proprio percorso professionale permette un aumento delle competenze e possibili avanzamenti di carriera, ma anche per l’azienda è estremamente vantaggioso poiché permette di avere lavoratori più consapevoli di come funziona la “macchina aziendale” aumentando il suo rendimento. Si tratta di un ottimo metodo di formazione continua che aiuta ad avere un’attitudine più aperta al cambiamento e una mentalità orientata alla crescita e l’Apprendimento Continuo. La job rotation dovrebbe essere sempre inserita all’interno di un piano di welfare aziendale.

In MM Operations fondiamo l’operato su etica del lavoro e principi cardine che considerano l’apporto di operatori soddisfatti e motivati la base del successo aziendale ed una garanzia per chi si rivolge a noi.

QUALI SONO LE CAUSE CHE SPESSO FANNO SOCCOMBERE LA LOGISTICA DI FRONTE ALLE STAGIONALITÀ?

Manca spessissimo uno studio metodico del layout del magazzino in ottica di efficientamento. Serve progettazione, competenze ingegneristiche, un dipartimento come quello di MM Operations dedicato al Supply Chain Management dallo studio, analisi, progettazione e miglioramento continuo.

Spesso per un’azienda manifatturiera, il cui core business è la produzione, diventa difficile, alle volte impensabile avere al proprio interno un reparto dedicato con una struttura così skillata. MM Operations può fornire una consulenza d’analisi e può, se il cliente è interessato, fornire un progetto di outrsourcing consolidato.

Avere il presidio su tutti i processi le ha permesso di raggiungere concretamente i massimi standard di servizio, rendimento e savings. Questo era la strada per raggiungere economicità ed efficienza richiesti dalla clientela e la possibilità di garantire pariteticamente un alto grado di sicurezza, analisi, consulenza. I competitors, a loro volta, terziarizzano le attività scorporandole: si rivolgono a società esterne per avvalersi dei sistemi informativi, del personale, della tecnologia, mentre MM Operations ha fatto diventare questi elementi il suo core business, creando continuità e vantaggi tangibili.

L’aumento della domanda potrebbe generare spiacevoli interruzioni del processo logistico, oltre che rendere più facili e frequenti gli errori dati dalla grossa mole di lavoro e merci movimentate. All’aumento degli ordini, aumentano proporzionalmente i resi. Ciò si traduce in più ore di lavoro, costi maggiori e necessità di spazi ad hoc per la gestione dell’attività.

Va considerato un fattore determinante come la gestione dell’inventario: bisognerebbe essere lungimiranti negli ordini e negli approvvigionamenti, basandosi non solo sulle stime. Un inventario aggiornato e ben gestito fa la differenza nel periodo di picco stagionale, perché permette di rispondere alla domanda in modo efficiente e puntuale. L’impresa logistica deve essere adeguatamente preparata, strutturata. Programmare con anticipo, utilizzare dei data analytics per prevedere la domanda permette di gestire adeguatamente i momenti di lavoro più intenso.

Esistono, dunque, delle soluzione ad hoc che implementano non soltanto l’efficienza dell’azienda durante i picchi stagionali, ma le consentono di apportare un miglioramento qualitativo significativo, da sfruttare tutto l’anno.

Innanzitutto, l’utilizzo di un Warehouse managerment system (WMS), un software di gestione del magazzino, è fondamentale per avere una logistica efficiente, come MM.net con personale preparato all’utilizzo, così da sfruttarne tutte le funzionalità. Adottare un WMS è fondamentale per gestire e ottimizzare le operazioni, tenere sotto controllo l’inventario, gestire ordini, scorte e tutti i passaggi della catena logistica fino alla spedizione. Si tratta, dunque, di un alleato indispensabile per vincere la battaglia del picco stagionale.

Anche l’ottimizzazione del picking è un ottimo accorgimento per velocizzare le attività. Con l’ausilio di un WMS le operazioni di picking possono essere automatizzate in modo totale o parziale, sfruttando le nuove tecnologie. Ad esempio il Put To Light, una soluzione di prelievo manuale nel quale ciascuna ubicazione viene dotata di un apposito dispositivo elettronico. Quest’ultimo presenta dei LED colorati che illuminandosi, indicano all’operatore cosa prelevare o depositare e soprattutto da dove.

In MM Operations l’IT Department ha implementato, attraverso il nostro software MM.net, il Put To Order, un’evoluzione della filosofia alla base del Put To Light, capace di sopperire la difficoltà visiva per l’operatore che questo sistema manifestava rispetto all’avanzare del tempo di impiego. Invece di avere pareti fisse di items ne viene allestita una di X locazioni per la ventilazione degli ordini, dove vengono inseriti direttamente gli imballi destinati alla spedizione. Il numero dipende dalle esigenze, tranquillamente quantità elevate a tre cifre. I vantaggi? Picking massivi e multi operatore: significa che più addetti lavorano nella preparazione di questi ordini prelevando una grande quantità dello stesso articolo ciascuno da smistare attraverso tecnologia barcode. La lettura con radio terminali indica l’operatore la locazione di destinazione ed il numero di pezzi da inserire. Le locazioni sono fisse, diventa facile impararle. L’ottimizzazione delle operazioni logistiche di prelievo e preparazione degli ordini è eccellente con una riduzione del rischio di errore maggiore rispetto al Put To Light.

È necessario poi pensare all’ottimizzazione del posizionamento merci all’interno del magazzino, in base ai dati sulle richieste, permette di ridurre i tempi di prelievo e preparazione degli ordini. Lo scopo delle Routing policy (politiche di instradamento) è quello di determinare la via più breve per prelevare od ubicare il materiale in magazzino. Per migliorare le percorrenze esse rappresentano un’Analisi Strategica efficace. È noto che nelle attività di magazzino, in particolare in quelli non automatici, l’incidenza delle percorrenze sull’efficienza operativa è significativa. Da qui l’importanza delle politiche di routing per minimizzare la lunghezza dei tragitti, soprattutto nelle attività di preparazione degli ordini dove mediamente il tempo impegnato grava circa il 50% del tempo totale.

Per gestire al meglio i picchi stagionali, dunque, la logistica deve essere previdente, dinamica e flessibile, in una parola: integrata. Ovviamente, per essere perfettamente operativa, la logistica integrata necessita sia di software all’avanguardia, sia di Dipartimenti Analisi e Progettazione in grado di effettuare studi previdenziali attraverso la Data Analysis. Infatti, una buona gestione del magazzino, e in generale di tutti i flussi e processi aziendali, passa attraverso l’ottimizzazione delle risorse esistenti e l’implementazione di nuove misure, al fine di raggiungere uno standard più elevato. Per questo, nella costruzione di un sistema logistico efficiente è necessario avvalersi di professionisti del settore, in grado di valutare tutti i parametri.